Procure-to-Pay

 

 

 

De Comarch Procure-to-Pay solution verbetert het aanbestedingsproces van uw bedrijf door de ordercreatie te harmoniseren en automatiseren, leveringen correct te registreren, en de circulatie en goedkeuring van aankoopfacturen vlot te doen verlopen.

 

 

Comarch Procure-to-Pay combineert e-sourcing, elektronische aanbesteding, e-invoicing en automatisering van handelsvorderingen in één enkele geïntegreerd pakket. Deze oplossing zorgt voor een betere samenwerking, zowel met de medewerkers van uw bedrijf als met uw zakenpartners, dankzij de geautomatiseerde verwerking van documenten en een holistische benadering van gegevensuitwisseling. Hierdoor zal uw bedrijf sneller betrouwbare rapporten kunnen raadplegen en bijgevolg efficiënter functioneren. Op basis van deze gegevens kan u dan vrij kiezen hoe u uw werkkapitaal optimaliseert.

Met Comarch Procure-to-Pay legt uw bedrijf duidelijke inkoopprocedures vast die op hun beurt de effectiviteit van geplande uitgavencontroles verhogen en het goedkeuringsproces vereenvoudigen.  Het invoeren van een Procure-to-Pay systeem heeft tevens een positieve invloed op de nauwkeurigheid van de voorspellingen van de financiële reserves.

Comarch Procure-to-Pay zal de werklast binnen de accounting afdeling verminderen, en de efficiëntie van het team verhogen.

 

Voordelen

  • Harmonisering van inkoopregels voor het gehele bedrijf
  • Accurate inscahtting van de reserves dankzij het beheer van geplande uitgaven
  • Daling van de kosten dankzij collectieve contracten
  • Facturen boeken wordt eenvoudig doordat kosten in de anakoopfase aan kostenposten worden toegewezen
  • Consistente gegevens in uw financiële systemen
  • Veilige en snelle datauitwisseling met elke partner
  • Traceerbaarheid - efficiënt opvolgen van de goederenbeweging
  • Volledig beheersbare kostengoedkeuring
  • Controle van het werkkapitaal en de uitgaven
  • Controleerbare en gestroomlijnde processen

benefits

Functionaliteiten

e-SOURCING

Creatie van aankopen, biedingen en toekenningsprocessen.

SUPPLIER INFORMATION MANAGEMENT

Centrale database voor leveranciers met workflows voor het verzamelen, verifiëren, accepteren en updaten van leveranciersdata.

CONTRACT MANAGEMENT

Het verwerken van contracten in elke fase van de levenscyclus (creatie, onderhandeling, afronding, verlenging of ontbinding).

MULTICHANNEL

Meerdere kanalen voor document in- en uitvoer (integratie, web-EDI, webportaal, e-mail, scan en upload).

e-ARCHIEF

Een centraal, elektronisch archief voor alle P2P gerelateerde documenten (bv. vorderingen, bestellingen, contracten en facturen).

3-WAY MATCH

Vergelijking van de hoeveelheden, de prijs per eenheid, de termijnen enz. die op de leveranciersfactuur voorkomen, met die van de bestelbon en met de geleverde goederen.

ELEKTRONISCHE WORKFLOWS

Toegewijde workflows voor sourcing, contractbeheer, vorderingen, orders en factuurverwerking in elektronische vorm.

SPEND ANALYSE

Analyse van de verwerkte orders en de kosten die hier aan gelinkt zijn.

INTEGRATIES

Integratie met interne en externe bedrijfssystemen (bv. ERP, EDI en Active Directory).

LEVERANCIERSPORTAAL

Leveranciers kunnen evenementen, contracten, orders, facturen,...online raadplegen.

Strategic Sourcing

De Comarch e-sourcingmodule biedt een omgeving aan waarin interne betrokkenen en leveranciers kunnen samenwerken bij het creëren van aankopen, biedingen en toekenningsprocessen. Het systeem is ontworpen om transparantie van besluitvorming te garanderen, om de kansen te vergroten om de beste beschikbare contracten af te sluiten en de inkoopstrategie van het bedrijf te volgen. De oplossing stroomlijnt zelfs complexe aanbestedingsprocessen, in het kader van:

  • Een offerte voor nieuwe artikelen of diensten
  • De eisen niet duidelijk en/of te complex worden gedefinieerd
  • Nieuwe leveranciers in het systeem moeten worden opgenomen
  • Bevestiging of input nodig is van andere teams (design/engineering, kwaliteit, marketing, enz.)

Comarch e-sourcing biedt een antwoord op deze uitdagingen door verantwoordelijken van aankopen toe te laten om belanghebbenden, aanbestedingskenmerken en evaluatiecriteria te bepalen en workflowtaken toe te wijzen aan collega's. Het bijhorende B2B-portaal zorgt voor een vlotte screening van leveranciers, en een transparante, efficiënte communicatie tijdens het aanbestedingsproces. Comarch e-sourcing helpt een bedrijf bij het maken van een kosten-baten analyse in het kader van de uitvoering van de strategische aanpak.

Contract Management

Het contract management systeem van Comarch helpt uw bedrijf bij de integrale opvolging van een contract gedurende de gehele levenscyclus; van de creatie en de onderhandeling tot de afronding, verlenging of ontbinding ervan. Deze toepassing stroomlijnt zowel het werk van de medewerkers die de contracten beheren, als van de afdelingen die slechts sporadisch met contracten omgaan. Het management systeem  harmoniseert de procedures binnen de organisatie, zodat regels consistent worden toegepast en de veiligheid van de ondertekende documenten wordt gewaarborgd.

Ontdek meer

Elektronische aanbestedingen

Comarch biedt een cloud-based oplossing aan die een duidelijk overzicht geeft van de bedrijfsuitgaven van elke medewerker. Deze tool garandeert een snelle raadpleging van betrouwbare gegevens en dit heeft een positieve invloed op het volledige inkoopproces. Wanneer u deze activiteiten samenbrengt in één enkele tool kan uw organisatie heel wat kosten besparen.
Belangrijkste kenmerken:

  • Eenvoudig en intuïtief bestellen uit catalogi
  • Gebruiksvriendelijk leveranciersportaal: om berichten te ontvangen, om te zetten en te verzenden
  • Eenvoudig bestellingen traceren
  • Formaatconversie en routingmogelijkheden
  • Voorraadbeheer
  • Meldingen

 

AP Automation

Documenten kunnen via meerdere invoerbronnen geregistreerd worden in een elektronische databank. De documenten worden automatisch geïndexeerd op basis van zelflerende OCR-engines. De geautomatiseerde processen zullen de werkdruk, die gepaard gaat met handmatige verwerking, aanzienlijk doen afnemen. Dankzij de proces-engine worden documenten sneller gevalideerd en worden gegevens verzameld in elk stadium van het proces. Hierdoor moet het boekhoudkundig personeel zich uitsluitend richten op het proces van verificatie en toewijzing van een opdracht.

Comarch Accounts Payable maakt een efficiënt factuurbeheer mogelijk dankzij de mogelijkheid om elektronische documenten eenvoudig te raadplegen vanuit die beveiligde centrale databank. Hiermee kunnen documenten worden gezocht, bewaard, gearchiveerd en opgevraagd voor audits. De verwerking van facturen is gebaseerd op een workflow-engine waarin de juiste goedkeuringsmechanismen zijn vastgelegd. Deze processen weerspiegelen de structuren voor verificatie en -acceptatie en probleembeheer.

Ontdek meer

Beheer van leveranciersinformatie

Comarch biedt een centrale leveranciersdatabase aan voor het verzamelen, verifiëren, accepteren, bijwerken van gegevens van uw zakenpartners en voor het connecteren van deze informatie aan andere modules binnen het systeem. Door deze applicatie te integreren met externe systemen, kan Comarch Supplier Information Management tevens de centrale database vormen voor de connectie met andere systemen, en kan het archief gegevens gebruiken die worden overgedragen van deze systemen. Dat zorgt voor actuele, nauwkeurige en consistente gegevens voor alle systemen die gebruik maken van leveranciersinformatie.

Analytics

Specifieke verslagen en grafische dashboards maken het mogelijk gebruik te maken van data verzameld in workflows en in vastgelegde documenten. Dit wordt versterkt door de integratie met de andere systemen van het bedrijf. Door het correleren van gegevens uit al deze bronnen kan Comarch Analytics uitgebreide, real-time analyses opstellen, die een inzicht geven in de inkoop- en facturatieprocessen van uw bedrijf. Deze analyses helpen bij het oplossen van problemen, bij de controle van uitgaven, terwijl het tevens de goede besluitvorming en accurate voorspellingen over toekomstige financiële prestaties vergemakkelijkt.

De rapportagemogelijkheden kunnen gebruikt worden om de kwaliteit van de documenten per verkoper te bekijken, de efficiëntie van processen te monitoren, het documentvolume over een bepaalde periode te analyseren , problemen vast te stellen en aan te pakken en documenten in verschillende stadia aan te leveren.

Leveranciersportaal


Comarch Supplier Portal biedt de leveranciers van een bedrijf de mogelijkheid om een breed scala aan taken uit te voeren. Het doel van het portaal is het vereenvoudigen en stroomlijnen van het leveranciersmanagement en van de communicatie tussen leverancier en bedrijf. Het portaal kan geïntegreerd worden met de interne systemen van het bedrijf, zodat activiteiten kunnen worden gedefinieerd of worden getriggerd op basis van interne workflows.

Enkele van de functionaliteiten zijn onder andere het updaten en controleren van bedrijfsgegevens, factuurbeheer, inkoopbeheer, PO-flipping, beheer van productinformatie, toegang tot contractinformatie, pre-kwalificatie van leveranciers, e-veilingen en eRFx-management.

Comarch stroomlijnt het Source-to-Pay proces

Comarch Procure-to-Pay is een uitgebreid inkoopsysteem dat het ganse proces van source -to-pay ondersteunt bij:

  • De opmaak van aanbestedingen zodat gebruikers de juiste leveranciers kunnen selecteren door de vereiste gegevens of documenten te verzamelen,
  • Een nauwkeurige evaluatie van de inkoopprocessen
  • Een uitgebreide verwerking van contracten in elke fase van de levenscyclus van de overeenkomst (creatie, onderhandeling, afronding, verlenging of ontbinding)
  • De creatie, goedkeuring en monitoring van een aankoopvordering en aankoopopdracht, om ervoor te zorgen dat het ganse proces goed verloopt
  • De 3-way match tot de geleverde goederen of diensten worden betaald, en eventueel korting voor vroege betaling te krijgen
  • De betalingen te verrichten na de 3-way match (inkooporder/levering/factuur) om fouten en financiële risico's te verminderen (zoals fraude of dubbele facturering)

Comarch Procure-to-Pay onderscheidt zich van andere e-procurementsoftware dankzij het brede inzicht in het aanbestedingsproces, de flexibiliteit en de betaalbaarheid. Dankzij de inkoopmanagementoplossing van Comarch kunnen bedrijven hun aankopen controleren, de prestaties verbeteren en de productiviteit maximaliseren.

Managed Services

On-Boarding

Comarch biedt reeds vele jaren on-boardingdiensten (ook on site) voor de elektronische communicatie tussen klanten en hun internationale partners.

Service Desk

Bij Comarch Service Desk handhaven we de hoogste kwaliteitsnormen, zodat we onze klanten uitgebreide en betrouwbare ondersteuning kunnen bieden.

Projectmanagement

Een gespecialiseerd team van Comarch-experts is verantwoordelijk voor het aanpassen en personaliseren van de software. Comarch wil zo goed mogelijk voldoen aan uw eisen en behoeften, door het project tijdig te implementeren en contact te houden met alle betrokkenen van het project.

Paper Documents Management

Comarch biedt samen met zijn vertrouwde partners uitgebreide diensten aan voor het verwerken van papieren documenten, zoals de scanvoorbereiding, het scannen, indexeren en archiveren van originelen en de logistiek.

Contact Center

De Comarch-oplossing ondersteunt het beheer van klantrelaties en de communicatie binnen de organisatie.

Integratie

Deze integratie wordt gebouwd op een gevestigde verbinding (bijvoorbeeld Comarch ERP of SAP) en gedefinieerde integratiemechanismen. Comarch ondersteunt de integratie van verschillende systemen binnen een bedrijf (bv. ERP, WMS, TMS, CRM, EDI en ECM).

Klanten

Wenst u meer informatie? Heeft u raad nodig bij het kiezen van een product?

Omschrijf uw behoeften en we bieden u een oplossing op maat.